L’Ardèche de ferme en ferme® est organisée par ses participants regroupés en circuits et accompagnés par les animateurs de la Fédération CIVAM. Chaque circuit désigne un représentant, le pilote, qui fait le lien entre les participants et les animateurs et participe aux décisions concernant l’organisation globale de l’opération.
Trois comités départementaux de pilotages réunissent les pilotes de chaque circuit aux étapes clefs de l’organisation.
Comité de préparation de l’opération, durant l’automne précédant l’opération
Cette réunion a pour objectif de préparer les grandes lignes de l’opération, prévoir les événements phares de la communication, actualiser les règles de participation, décider du budget…
Comité de validation des participants, mi-décembre
La participation des fermes à l’opération est soumise à validation par le comité de pilotage. Celui-ci étudie chaque candidature, en particulier celles des nouveaux participants. Les nouveaux participants ont été au préalable visités en binôme pilote / animateur, pour bien expliquer en quoi consiste l’opération et comment elle s’organise, connaître les motivations du candidat et observer les lieux et leur capacité à accueillir un public nombreux.
Le comité de pilotage veille à ce que le cahier des charges et la charte d’engagement soient bien respectés par les participants. Dans le cas contraire, il peut être conduit à rejeter une candidature.
Évaluation des participants au cours de l’opération
Pour s’assurer de la qualité de l’opération et de la conformité des participations au cahier des charges, la Fédération Régionale des CIVAM de Rhône-Alpes envoie des contrôleurs dans une partie des fermes participantes. Ces contrôleurs ont suivi au préalable une formation. Anonymes, ceux-ci suivent les visites et notent les éléments qui leur semblent à encourager, et ceux qui paraissent à améliorer. Ils enregistrent le cas échéant les manquements graves au cahier des charges.
Les rapports d’évaluation sont transmis au comité départemental de pilotage, qui statue sur les suites à donner.
Comité de bilan de l’opération, mi-mai
Après l’opération, les pilotes se retrouvent pour faire le bilan de l’opération, en tirer des leçons et prévoir les modifications à apporter lors de l’édition suivante.